PDFで送る履歴書、端が切れていませんか？データ提出前のチェックリスト

「パソコンで作ったので、見た目は整っているはずです」

「PDFにして送りました。それで十分ですよね」

こんにちは、めくると申します。中小企業で採用の仕事を10年以上担当し、今も毎月50件ほどの履歴書に目を通しています。

メールで届いた履歴書を開くと、端の文字が切れていることが意外とあります。

送った方の画面では、きちんと収まっていたのだと思います。ただ、PDFにした時点で用紙からはみ出し、そのまま届いてしまうのです。

作った画面と、届いた書類は、同じとは限りません。

データで送るときに起きやすいこと

紙で提出するときには起きないことが、データだと起きます。

どれも、本人には見えていません。送った側の画面では、正しく表示されているからです。

端が少し切れていたというだけで、不採用になることはありません。

ただ、自己PRに書いた内容と食い違ってしまうことがあります。

もったいない例
自己PRに「正確さと几帳面さには自信があります」と書いてある。
送られてきたPDFは、右端の文字が切れていて、最後のページが白紙。送る前に見直さない人、もしくは、見直してこのクオリティであるという印象を与えてしまう。

書いてあることと、届いた書類の状態が合っていません。こうなると、せっかくのアピールが弱まります。

直した例
送る前に自分あてに送信してみて、開いて確認してから提出した。
書類がきれいに整っているので、自己PRの内容がそのまま信じられる。

応募の案内に「ワード形式で」「PDFで」と形式の指定が添えられている場合があります。そのときは指定どおりにしてください。

何も書かれていなければ、PDFにして送るのが無難です。

ワードのまま送ると、相手のパソコンの環境やワードのバージョン違いによって、行の位置がずれてしまいます。PDFにしておけば、こちらで見た形のまま相手に届きます。

作ったあと、そのまま送らないでください。3つの手順を挟むだけで、ほとんどの失敗は防げます。

1. 自分あてに送って、添付ファイルを開いてみる

いちばん簡単で、いちばん確実な方法です。受け取る側とほぼ同じ状態で中身を見られます。

2. スマホで作ったなら、パソコンでも開く

スマホの画面では正しく見えていても、パソコンで開くと崩れている場合があります。逆もあります。

家族のパソコンでも、職場以外の端末でも構いません。別の画面で一度見ることに意味があります。

3. 心配なら、印刷してみる

採用する側は、書類を印刷して読むことが多いです。コンビニのプリンターでも構いません。

紙に出すと、画面では気づかなかったずれや白紙のページが、はっきり分かります。

採用する側は、応募者ごとにファイルを保存して管理しています。 「無題.pdf」が何人分も届くと、そのたびに名前をつけ直すことになります。

小さなことですが、読み手に手間をかけさせない配慮ができる部分でもあります。普段の事務仕事でも必要なことですので、ファイル名をつける作業はぜひ習慣づけてください。

送信ボタンを押す前に、この6つを確認してみてください。

データで送れるようになって、応募はずいぶん楽になりました。

そのぶん、確認の手間だけは省かないでください。 送ったあとでは直せません。