履歴書には「2019年3月 退職」。職務経歴書には「2016年4月〜2019年4月」。
2つの書類を横に並べると、こうした小さな食い違いに気づくことが、意外と多くあります。
こんにちは、めくると申します。中小企業で採用の仕事を10年以上担当し、今も毎月50件ほどの履歴書に目を通しています。
履歴書と職務経歴書は、別々に作る書類です。けれど、読む側は2つの書類をセットにして、見比べながら読んでいます。
食い違いがあると、読む手が止まります
年月や雇用形態が2つの書類で違っていると、採用側はこう考えます。
どちらが正しいんだろう。面接で確かめておかないと。
出す前に、2つの書類を見比べなかったのかな。
年月が不確かだと、その先も注意しながら読み進めることになります。
それに、書類どうしを突き合わせるのは、事務の仕事でも毎日のように出てくることです。自分の書類で照らし合わせができていないと、仕事でも確認が甘いのではという印象につながります。
いちばんずれやすいのは、入社と退職の年月
履歴書では、入社と退職を別々の行に書きます。職務経歴書では、「2016年4月〜2019年3月」のように期間でまとめて書くことが多いはずです。
書き方が違うので、それぞれを記憶から書くと、1か月ずれてしまいがちです。 3月末に辞めたのに、片方には「4月」と書いてしまう、といった具合です。
年月は、どちらか一方を先に確定させて、もう一方はそれを見ながら書き写してください。
年号も、両方の書類でそろえておきます。迷ったら西暦がおすすめです。採用側は在籍年数を数えながら読むので、平成と令和をまたぐ和暦だと数えにくくなります。和暦で書いても全く問題ありませんが、必ず両方そろえてください。
契約社員から正社員になった人は、両方に書く
雇用形態の食い違いで多いのが、途中で契約社員から正社員になった方です。
今の雇用形態だけを書くと、もう一方の書類と話が合わなくなります。
もったいない例
【履歴書の職歴欄】
2018年4月 株式会社〇〇 入社（正社員）
【職務経歴書】
2018年4月〜現在 株式会社〇〇（契約社員）
履歴書では「正社員として入社」、職務経歴書では「ずっと契約社員」と読めてしまいます。実際はどちらでもなく、途中で変わっています。
直した例
【履歴書の職歴欄】
2018年4月 株式会社〇〇 入社（契約社員）
2020年4月 正社員として登用
【職務経歴書】
2018年4月〜2020年3月 契約社員
2020年4月〜現在 正社員
変わった年月を、両方の書類に同じように書くのがポイントです。こうしておけば、読む側はどちらの書類を見ても同じ流れで経歴を追えます。
正社員に登用されたのは、働きぶりが認められた証でもあります。隠すことではないので、はっきり書いておきましょう。
役職の呼び方もそろえる
役職も、呼び方がずれやすいところです。
履歴書の自己PR欄では「チームリーダーとして」、職務経歴書では「主任として」。同じ立場のことでも、呼び方が違うと別の話に見えてしまいます。
呼び方は、社内での正式な役職名にそろえてください。 正式な役職はなかったけれど、まとめ役を任されていた場合は、「5名のチームで取りまとめを担当」のように、役職名ではなく仕事の中身として書くと誤解がありません。
更新が必要な資格は、今も有効か確かめる
資格も、両方の書類に書くことが多い項目です。
資格の中には、一定の期間ごとに更新が必要なものがあります。取ったときのまま書き続けていると、いつの間にか期限が切れていた、ということが起こります。
期限が切れている資格を、今も使えるように書くのは避けてください。応募先の仕事で使う資格なら、先に更新の手続きをすませておくと安心です。
最後に、「てにをは」を読み直す
2つの書類の中身がそろったら、文章そのものも見直します。
とくに気をつけたいのが、「て・に・を・は」のような言葉と言葉をつなぐ部分です。
もったいない例
前職では請求書の作成を担当し、ミスのない処理が心がけてきました。
貴社でも、この経験に活かしたいと考えています。
直した例
前職では請求書の作成を担当し、ミスのない処理を心がけてきました。
貴社でも、この経験を活かしたいと考えています。
どちらも1文字の違いですが、読む側には引っかかりが残ります。
こうした誤りは、文を途中で書き直したときに残りやすいものです。後半だけを直して、前にある「が」「に」が元のまま残るのです。
書いた直後は、頭の中にある正しい文で読んでしまいがちです。少し時間をおいてから読み直すと、見落としに気づきやすくなります。
2つを並べて、1項目ずつ見比べる
確認するときは、2つの書類を左右に並べてください。紙なら印刷して机に並べ、データなら画面を2つに分けて表示します。
見比べるときは、一度に全部を見ようとしないのがコツです。
- 入社・退職の年月だけを、上から順に見比べる
- 次に、雇用形態が変わった年月を見比べる
- 役職の呼び方を見比べる
- 資格の名前と、有効期限を確かめる
項目を1つにしぼると、目が数字や言葉を拾いやすくなります。
今日のチェックポイント
最後に並べて、この5つを確かめてください。
- 入社・退職の年月が、両方で同じになっているか
- 雇用形態が変わった年月を、両方の書類に書いたか
- 役職の呼び方が、両方でそろっているか
- 更新が必要な資格の、有効期限が切れていないか
- 「て・に・を・は」がおかしい文が残っていないか
履歴書と職務経歴書は、それぞれを仕上げたところで終わりにしがちです。
提出する前に、2つを並べる時間を少しだけ取ってください。 食い違いがなければ、読む側は安心して、あなたの経歴そのものに目を向けられます。
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